Front Office: Pengertian, Fungsi, dan Tugasnya
dalam Industri Perhotelan

Jika kamu pernah menginap di hotel, kamu pasti telah berinteraksi dengan front office, bagian yang berhubungan langsung dengan pelanggan. Namun, apa sebenarnya pengertian, fungsi, dan tugas dari front office? Artikel ini akan membahas topik tersebut secara komprehensif.

Pertama-tama kita ketahui bahwa Front office adalah bagian atau departemen yang berada di depan atau paling dekat dengan pelanggan hotel, kemudian bertugas untuk memberikan pelayanan yang berkaitan dengan kedatangan, keberadaan, dan kepergian pelanggan hotel.  Bagian ini yang pertama kali berinteraksi dengan pelanggan hotel, sehingga memberikan kesan pertama yang penting bagi citra hotel.

• Reservasi. Pertama-tama seksi yang bertugas untuk menerima, mencatat, dan mengkonfirmasi permintaan pemesanan kamar hotel dari pelanggan, baik melalui telepon, email, surat, maupun media lainnya.
• Reception. Selanjutnya seksi yang bertugas untuk melayani proses check-in, check-out, pembayaran, informasi, dan penanganan keluhan pelanggan hotel, serta mengoperasikan sistem komputer dan peralatan lain.
• Concierge. Kemudian seksi yang bertugas untuk membantu pelanggan hotel dalam hal transportasi, penitipan barang, pemesanan tiket, rekomendasi tempat wisata, dan layanan lain yang dibutuhkan oleh pelanggan hotel.
• Bellboy. Selanjutnya seksi yang bertugas untuk membantu pelanggan hotel dalam hal pengantaran dan penjemputan barang, pengantaran dan penjemputan kamar, serta memberikan informasi tentang fasilitas dan layanan hotel.
• Operator. Seksi yang bertugas untuk melayani panggilan telepon masuk dan keluar dari pelanggan hotel, serta menghubungkan panggilan telepon antara pelanggan hotel dengan pihak internal maupun eksternal hotel.
• Cashier. Seksi yang bertugas untuk menerima dan mengeluarkan uang tunai, kartu kredit, cek, atau alat pembayaran lain yang digunakan oleh pelanggan hotel, serta membuat laporan keuangan harian front office.

Front office memiliki beberapa fungsi yang penting bagi kelancaran dan keberhasilan operasional hotel, yaitu:

• Fungsi pemasaran. Berperan sebagai alat pemasaran hotel, karena merupakan bagian yang pertama kali berinteraksi dengan pelanggan hotel, sehingga dapat memberikan kesan positif atau negatif terhadap hotel. Bagian ini juga dapat melakukan promosi, penjualan, dan pelayanan pasca penjualan kepada pelanggan hotel, sehingga dapat meningkatkan pendapatan dan loyalitas pelanggan hotel.
• Fungsi layanan. Sebagai penyedia layanan kepada pelanggan hotel, front office bertugas untuk memberikan pelayanan yang berkaitan dengan kedatangan, keberadaan, dan kepergian pelanggan hotel, serta membantu pelanggan hotel dalam hal-hal yang dibutuhkan selama menginap di hotel. kemudian juga harus mampu memberikan pelayanan yang profesional, ramah, cepat, dan memuaskan kepada pelanggan hotel, sehingga dapat meningkatkan kepuasan dan kesan pelanggan hotel.
• Fungsi administrasi. Berperan sebagai pengelola administrasi hotel, karena bertugas untuk mengelola data dan informasi yang berkaitan dengan pelanggan hotel, seperti data reservasi, data check-in, data check-out, data pembayaran, data keluhan, dan data lainnya. Selain itu juga harus mampu mengoperasikan sistem komputer dan peralatan lain yang digunakan di front office, serta membuat laporan-laporan yang dibutuhkan oleh manajemen hotel.

Front office memiliki beberapa tugas yang harus dilakukan sesuai dengan standar dan prosedur yang berlaku di hotel, yaitu:

• Menerima, mencatat, dan mengkonfirmasi pemesanan kamar hotel.
• Melakukan proses check-in, check-out, pembayaran, memberikan informasi, dan menanggapi keluhan pelanggan.
• Membantu pelanggan dengan transportasi, penitipan barang, pemesanan tiket, dan rekomendasi tempat wisata.
• Membantu pelanggan dengan transportasi, penitipan barang, pemesanan tiket, dan rekomendasi tempat wisata.
• Menangani pengantaran dan penjemputan barang serta memberikan informasi tentang fasilitas hotel.
• Menerima dan mengeluarkan uang tunai, kartu kredit, cek, atau alat pembayaran lain yang digunakan oleh pelanggan hotel, serta membuat laporan keuangan harian front office.
• Mengelola data dan informasi yang berkaitan dengan pelanggan hotel, seperti data reservasi, data check-in, data check-out, data pembayaran, data keluhan, dan data lainnya.
• Mengoperasikan sistem komputer dan peralatan lain yang digunakan di front office, serta membuat laporan-laporan yang dibutuhkan oleh manajemen hotel.
• Melakukan promosi, penjualan, dan pelayanan pasca penjualan kepada pelanggan hotel, serta meningkatkan pendapatan dan loyalitas pelanggan hotel.
• Memberikan kesan positif atau negatif terhadap hotel, serta meningkatkan kepuasan dan kesan pelanggan hotel.

Demikian artikel tentang front office: pengertian, fungsi, dan tugasnya dalam industri perhotelan. Kami berharap informasi ini bermanfaat bagi kamu. Jangan ragu untuk mengunjungi vhsjogja.com untuk informasi seputar perhotelan dan pariwisata.